Procedury firmy

Co dostajesz

Gotowy moduł do zduplikowania w Twoim Notion, pusty: wpisujesz swoje procedury i swoich ludzi, a nie kasujesz cudzych. Ścieżka pierwszych 30 dni jest wpisana w przykładowej wersji do przepisania. W środku:

• 5 powiązanych baz: Procedury, Pytania, Wdrożenia, Kroki wdrożenia i Osoby, razem 78 kolumn, każda z opisem, do czego służy.
• 14 stron i 32 gotowe widoki: strona startowa z zakładkami „Jak to robimy” (obowiązujące procedury po obszarach firmy), „Pytania bez odpowiedzi”, „Kogo wdrażamy” i „Do przeglądu”; strony Pierwsze kroki, Procedury, Wdrożenia, Pytania, Osoby i Zasoby; na stronie Procedury między innymi „Procesy”, „Szkice”, „Ostatnio zmienione”, „Bez właściciela” i „Bez rytmu przeglądu”.
• Cztery rodzaje wpisu: procedura (kroki jednej osoby), proces (droga pracy przez kilka osób, z listą etapów i obrazkiem przebiegu), zasada (jedno zdanie, które obowiązuje zawsze) i checklista (kratki do przejścia przy każdym powtórzeniu); każdy z własnym szablonem strony i tabelą „Co się zmieniło”.
• Przegląd procedur: wybierasz rytm (co kwartał, co pół roku, co rok albo „Nie wymaga przeglądu”) i datę ostatniego przeglądu, a następny przegląd liczy się sam. Obowiązująca procedura trafia do „Do przeglądu” 30 dni przed terminem; te bez daty albo bez rytmu stoją na górze. Przycisk „Nadal aktualna” wpisuje dzisiejszą datę i zdejmuje ją z listy do kolejnego terminu, „Zatwierdzam” w zakładce „Szkice” zmienia szkic w obowiązującą.
• Pytania zespołu: przycisk „Zadaj pytanie” zapisuje pytanie ze statusem Nowe i dzisiejszą datą, a „Dni bez odpowiedzi” liczą się same. Odpowiedź wpisujesz w wierszu albo wskazujesz procedurę i ustawiasz status Odpowiedziane; przycisk „Zamień na procedurę” zakłada szkic procedury z nazwą pytania i podpina go do pytania.
• Wdrożenie nowej osoby: „Nowe wdrożenie” wpisuje datę startu, a „Dodaj kroki ścieżki (30 dni)” zakłada 12 kroków w trzech etapach: Pierwszy dzień, Pierwszy tydzień i Pierwszy miesiąc, z terminami liczonymi od startu. W wierszu kroku wskazujesz procedurę do przeczytania i osobę, która pokazuje. Postęp („7 z 12”), dzień wdrożenia i kroki zaległe liczą się same.
• Osoby i przekazanie: właściciele, opiekunowie i wdrażani to lista w module, nie konta Notion, więc wpiszesz też podwykonawców. Gdy ktoś odchodzi, zakładka „Do przekazania” pokazuje go do chwili, aż jego procedury i wdrożenia przejmą inni, a status zmienisz na Poza zespołem.
• 11 przycisków i 7 szablonów wpisu: „Nowa procedura”, „Nowy proces”, „Nowa zasada”, „Nowa checklista”, „Zadaj pytanie”, „Nowe wdrożenie”, „Nowa osoba”, „Dodaj kroki ścieżki (30 dni)”, „Nadal aktualna”, „Zatwierdzam” i „Zamień na procedurę”.
• Pierwsze kroki: trzy kroki na start (osoby zespołu, pięć procedur, o które ktoś pytał w tym miesiącu, przegląd ścieżki 30 dni w szablonie wdrożenia) i odpowiedzi na najczęstsze pytania.
• Warstwa dla Notion AI: cztery strony-skille („Napisz procedurę z notatki”, „Znajdź odpowiedź w procedurach”, „Sprawdź procedurę przed przeglądem”, „Zaplanuj ścieżkę dla roli”), instrukcja „Asystent procedur” i przepis agenta „Strażnik przeglądów”, którego zakładasz u siebie według Pomocy. Wymaga Notion AI (plan Business albo Enterprise); agent zużywa kredyty Notion AI. Bez Notion AI moduł działa w całości, a strony skilli zostają ściągą do przeczytania.
• Wersja darmowa Lite, za adres e-mail: 2 bazy (Procedury i Osoby), jedna strona startowa z zakładkami „Jak to robimy”, „Do przeglądu”, „Zasady”, „Osoby” i „Wszystkie procedury” oraz szablony procedury, zasady i checklisty. Bez procesów, pytań, wdrożeń, przycisków i warstwy Notion AI.

Jak przebiega dostawa

Nic się nie pobiera. Dostawą jest link, nie plik.

1. Po zakupie dostajesz mailem adres strony powitalnej modułu.
2. Na niej klikasz odnośnik do modułu, a potem przycisk Duplicate w prawym górnym rogu Notion.
3. Wybierasz workspace, do którego moduł ma trafić. Jeśli nie masz konta Notion, zakładasz je na tym kroku.
4. W module otwierasz stronę „Pierwsze kroki”: dodajesz osoby zespołu przyciskiem „Nowa osoba” na stronie Osoby, a potem spisujesz pięć procedur, o które ktoś pytał w tym miesiącu, przyciskiem „Nowa procedura”.

Od tego momentu kopia należy do Ciebie: nie aktualizuje się sama i nikt poza Tobą jej nie zmienia.

Czego potrzebujesz

Konta Notion i nic poza tym: moduł nie wymaga żadnych integracji zewnętrznych. Na planie Free działa w całości, jeśli w workspace jesteś sam; współpracowników zapraszasz wtedy jako gości, do 10 osób.

Gdy darmowy workspace ma co najmniej dwóch właścicieli, Notion pozwala na 1000 bloków na cały workspace, a sam moduł zajmuje ich kilkaset, zanim wpiszesz pierwszą procedurę. Procedury to strony z treścią, więc zespół pracujący w module jako członkowie workspace potrzebuje płatnego planu Notion. Moduł nie ma automatyzacji: wszystko robią przyciski, które przychodzą z kopią i działają także na planie Free. Warstwa AI wymaga Notion AI, czyli planu Business albo Enterprise; bez niej moduł działa w całości.

Licencja, aktualizacje i zwroty

• Możesz używać modułu w swojej firmie i w pracy swojego zespołu, bez limitu osób, także z podwykonawcami.
• Dane, które wpiszesz, zostają w Twoim workspace i nie trafiają do nas.
• Nie możesz przekazywać, sprzedawać ani udostępniać modułu dalej, także po przeróbkach, ani kopiować go do workspace klienta.
• Twoja kopia nie aktualizuje się sama. Nowsza wersja to osobna, pusta duplikacja spod tego samego linku; przeniesienie do niej Twoich danych wyceniamy indywidualnie.
• Masz 14 dni na odstąpienie od umowy, licząc od dnia zakupu, bez podawania powodu.
• Pełne warunki: Licencja. Pomoc i znane problemy: Pomoc.

Usługi dodatkowe

W cenie jest sam moduł, gotowy do pracy od pierwszego dnia. Poniższe robimy na zamówienie, po wycenie:

• Automat poza Notion: przypomnienie o przeglądzie mailem albo na komunikatorze, pytania z komunikatora wpadające do bazy Pytania. Sam moduł nikogo nie powiadamia: lista „Do przeglądu” czeka na stronie startowej.
• Przeniesienie danych: Twoje procedury z wersji Lite do pełnego modułu, także do nowszej wersji.
• Personalizacja pod Twoją firmę: dodatkowe kolumny, obszary, widoki i ścieżki wdrożenia dla ról.

W cenie nie ma też gotowej treści procedur (szablon daje układ strony: cel i kiedy, kroki, czego nie robić, co się zmieniło), rejestru wykonań checklist (zaznaczenie kratki widzi cały zespół), dowodu zgodności z normą albo RODO, spraw kadrowych (role, zakresy obowiązków, urlopy), dostępów do programów i sprzętu (to osobny moduł, Subskrypcje i licencje) ani wersji językowych innych niż polska.

Napisz na [email protected] z krótkim opisem sytuacji, odeślemy wycenę.